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时间管理中的八十比二十定律重新给效率下定义
作者:  来源:中国妇女网   撰写时间:2014-09-18

时间管理中的80/20定律,重新给效率下定义 

中国日报网站消息:传统的时间管理法则只是机械地将事情分为紧急的、重要的、不紧急重要的和既紧急又重要的4类。但是,却没有帮你区分出哪些事情能给你带来高额回报,哪些根本没有价值。于是,在你辛辛苦苦、按部就班地完成所有事情的同时,你也在浪费你的宝贵时间。

80%的收获来自20%的时间,80%的时间创造了20%的成果。--改编自理查德·科克的话如果这是真的,我想很多人都会感到惊慌和沮丧了。他们不能相信在自己80%的工作时间所做的事情仅仅带来少得可怜的20%的工作成绩。他们急于从自己的工作时间表里找出那最有价值的20%的时间,并努力将它扩大到40%、50%甚至更大的份额。要怎么达成这样的目标呢?你首先要做的就是重新审视自己的工作时间表。

·尽量压缩低价值时间

工作时间表上记录的密密麻麻的事情中到底有多少是有价值的呢?对于你付出的时间它们给予回报了吗?你知道哪些事情对你很重要,是"高价值"的?哪些是阻碍你发展和进步的,"低价值"的时间浪费?

如果你在时间管理方式里加入一点点的经济观念的话,你就会发现仅仅将所有工作罗列出来,再一一完成并不是最好的时间管理方法。如果你想要获得更大的成绩,而不是成为一个庸庸碌碌的没事忙。你就需要抛开那些低价值的活动,将你的时间花在高价值的活动上--那些真正能给你的生命带来成功和喜悦的事情。

当你认识到哪些事情是骗走你宝贵时间的低价值活动,你就要像清除衣橱里过时、廉价的旧衣服那样,毫不客气地将它们丢掉。不论在别人眼里它们多重要、多紧急,你都要告诉自己"那是低价值的时间浪费"。最常见的低价值时间浪费有以下9种情况:

1.别人希望你做的事。

事例:老板让你代替他去参加一个会议,在这个会议上你既不用发言,也不会获得有用的信息,甚至不能结识一些对你有所帮助的人。

传统看法:这是老板的信任和器重,你一定不能推辞。

80/20看法:这对你没有帮助。如果你很空闲去去也无妨,不过等你到了规定时间交不出报告的时候,老板决不会认同你拿这件事作为未完工的理由的。

2.千篇一律、例行公事的事。

事例:复印开会所需文件,再分发给所有部门。

传统看法:明天就要开会了,各个部门必须尽快拿到资料。

80/20看法:也许这是紧急的事,但是你完全没有必要花费整整两小时复印几十份资料,发份电子邮件让各部门自己打印去吧。

3.你不擅长的事。

事例:本月员工的工资收入有些变动,许多人拿着工资单来找会计要求解释。

传统看法:会计有义务给大家解释清楚,因为只有她清楚每个人的税费扣缴情况。

80/20看法:与其占用大量时间一一接待来咨询的同事,不如统一发一个电子邮件,说明详细的扣缴规则。

4.枯燥乏味的事。

事例:遭遇冗长无聊、东拉西扯的会议。

传统看法:即使会议内容和自己无关也要听下去,这样才显示出你是关心公司动态的。

80/20看法:你还有很多很多真正紧急的事情要做。如果不能悄悄逃会,就只能在会议上开开小差,阅读一些有用的文件了。总之,不要为这个无聊的会议浪费宝贵的时间。

5.别人也不感兴趣的事。

事例:上司希望你负责每周为同事提供一些有价值的资讯公布在布告栏上,3个月后反应平平。

传统看法:你应该坚持下去,不管你对这事怎么看,毕竟上司认为这样做有意义。或许你做得还不够好。

80/20看法:没有收效的事再继续下去毫无意义。向你的上司直言不讳地讲明你的观点。

6.所花费时间远远超出你的预计,但是还没有完成的事。

事例:谈判多次都不能签约的难缠客户。

传统看法:既然你已经做了大量的工作,你就应该善始善终地做完它,半途而废太可惜了。

80/20看法:如果花费时间超过预计时间一倍以上,这个项目的含金量就大打折扣了。你完全有理由放下这根糟糕的鸡肋,否则你耗费的时间和收效将更加难以平衡。

7.下属的工作没有品质保障。

事例:下属提供的报告错得一塌糊涂。

传统看法:帮助下属修改报告是你分内的事,如果实在来不及,你甚至需要自己重写一份,这是你分内的工作。

80/20看法:请有经验的下属指导他或者就此换将好了。总之,不值得为这类没有回报的事情花费你的宝贵时间。

8.可预计进行过程的事。

事例:供应商坚持要上门演示。

传统看法:虽然从文字材料上已经把情况了解清楚了,但是人家来访只能抽出时间礼貌接待。

80/20看法:在演示前言明自己只有15分钟的时间,请他长话短说。时间一到,立即起身送客。

9.未经筛选的电话。

事例:周末上司来了3个电话,其实每次交代的事情都不急,完全可以等周一再处理。

传统看法:既然上司命令马上办理,就只能放弃休息了。

80/20看法:使用答录电话或者手机来电转接功能。很多工作狂老板会在深夜或假日给下属打工作电话,而毫无愧意。让他们见鬼去吧!

·让更多的时间被有价值的事充满 

哪些事情是真正值得花费时间和精力处理的呢?下面的情况你都想到了吗?

1.提升生命大目标的事。

2.你一直想做的事。

3.付出20%,收益却占总收益的80%。

4.能大大节约时间,或者可以使品质大大改善的创新。

5.千载难逢、稍纵即逝的事。

或许你还有其他对你来说真正重要的事情没有列出来。比如和亲人相聚、与男友共度一个没有电话干扰的周末、在非常疲倦沮丧的时候请假上街逛逛。当然,你还要充电、进修、补习……总之,你应该将时间用在那些让你真正感觉快乐、成功和满足的事情上,而不要让枯燥、低效的例行公事占据你时间的绝大部分。

重新给你的时间下个定义吧。你会发现,那些低回报的事情你做得越少,你的职业前途就越明朗。

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